Név: Fakupac kft
Székhely: 6527, Nagybaracska Kossuth L u 23
I.FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
I.1. Bevezetés
Adatkezelő kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét úgy végzi, hogy az
minden körülmények között feleljen meg a hatályos jogszabályoknak, vonatkozó
előírásoknak és hatósági állásfoglalásoknak, ennek érdekében meghozza a
megfelelő belső szabályokat, technikai és szervezési intézkedéseket.
Jelen szabályzat kiadásakor az Adatkezelő irányadónak tekinti különösen:
Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a
természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő
védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK
rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a
továbbiakban: Rendelet)
Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011.
évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) rendelkezéseit.
I.2. A szabályzat célja
1. A szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések
megalapozása, amelyek biztosítják, hogy az Adatkezelő adatkezelési tevékenysége
megfeleljen a Rendelet, és az Info tv. és egyéb irányadó jogszabályok
rendelkezéseinek.
2. A szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a
személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés
Adatkezelő általi igazolására szolgáljon.
3. A szabályzat célja továbbá, hogy az Adatkezelő dolgozói számára munkájuk során
egyértelmű iránymutatásként szolgálhasson az adatkezelési folyamataik
kérdésében.
I.3. A szabályzat hatálya
(1) E szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő minden munkatársára azokban az
ügyekben, amelyekben természetes személyre vonatkozó személyes adatokat kezel,
vagy a személyes adatokhoz bármilyen módon hozzáfér.
(2) A szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi
személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi
személy elérhetőségére vonatkozó adatokat.
I. 4. Fogalom meghatározások
E szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4.
cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:
1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre
(„érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy,
aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név,
szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi,
fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára
vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált
vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek
összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy
megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés
vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy
összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli
kezelésük korlátozása céljából;
4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan
formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez
fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi
teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes
preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási
helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére
használják;
5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek
következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható
meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik,
feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési
intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható
természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált,
decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt
állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének
céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés
céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt
vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a
tagállami jog is meghatározhatja;
8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes
adatokat kezel;
9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség
vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik,
függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy
egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek
hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e
közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak
megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az
adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő
vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére
felhatalmazást kaptak;
11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és
megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett
nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi,
hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított,
tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az
azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
II. FEJEZET
AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA
II.1. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
(1) A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását
személyes adatai kezeléséhez jelen szabályzat mellékletét képező „Hozzájáruló
nyilatkozat” elnevezésű iraton kell beszerezni.
(2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Adatkezelő internetes
honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az
információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre
vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan
nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett
hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A
hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül
hozzájárulásnak.
(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes
adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is
szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell
adni.
(4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg,
amely más ügyekre is vonatkozik – pl. szolgáltatási szerződés megkötése – a
hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen
megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető
formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó
ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem
bír. Az Adatkezelő nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes
adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a
szerződés teljesítéséhez.
(5) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni,
mint annak megadását.
(6) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az
Adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá
vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül,
valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
II.2. az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az
érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az
érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges
A szerződés megkötésekor megadott személyes adatok az Adatkezelő számára
szükségesek a szerződés teljesítéséhez. Ez az érdek elegendő jogalap a személyes
adatok kezeléséhez. Az érdek mindaddig fennáll, amíg a teljesített szerződéshez
kapcsolódóan jogos érdekek érvényesítésére sor kerülhet – azaz a szerződés
teljesítését követő általános öt éves polgári jogi igényérvényesítési határidő lejártáig
(kivéve azon eseteket, amelyeknél jogszabály rövidebb igényérvényesítési határidőt
határoz meg).
II.3. az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség
teljesítéséhez szükséges
II.3.1 Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és
számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként,
szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben
meghatározott adatait. Az adatok kezelése különösen az általános forgalmi adóról
szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a, valamint a számvitelről szóló 2000. évi
C. törvény 167.§-a, illetve a alapján történik.
II.3.2. Kifizetői adatkezelés
Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és
járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása,
bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon
érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban
részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel az adózás rendjéről
szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 7.§ 31. szerinti kifizetői kapcsolatban áll. A kezelt
adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes
személy természetes személyazonosító adatait, nemét, állampolgárságát, a
természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ
szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, az Adatkezelő
kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja
47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljesítése
(bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.
II.3.3. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó
adatkezelés
(1) Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a
közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény
(Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból,
hogy az Adatkezelő irattári anyagának maradandó értékű része épségben és
használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás
ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.
(2) A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári
törvény irányadó.
II.3.4. Adatkezelés egyéb jogszabályi felhatalmazás alapján
Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben meghatározott módon és jogalapon kezel
személyes adatokat. Erre tekintettel az Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben
esetlegesen meghatározott külön jogszabályhelyek alapján is kezel(het) személyes
adatokat.
II.4 az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek
érvényesítéséhez szükséges
Az adatkezelés jogalapja lehet az is, hogy az Adatkezelő vagy egy harmadik fél
jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. A jogos érdek alapján történő
adatkezelés esetén mindig szükséges érdekmérlegelési-vizsgálatot végezni, hogy az
érvényesíteni kívánt érdek nagyobb-e, mint a személyes adatok védelméhez fűződő
érdek. Az erre vonatkozó értékelés bemutatására Adatkezelő köteles.
III. FEJEZET
AZ ÉRINTETTEK TÁJÉKOZTATÁSA
III.1. Az Adatkezelő függetlenül az adatkezelés jogalapjától az érintetteket
az alábbiak szerint tájékoztatja az adatkezelés tényéről
Az Adatkezelő a jelen szabályzat mellékletei szerinti adatkezelési tájékoztatókat
elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e
nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak
folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével
kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az
adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés
időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak
ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati
lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések
mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy
regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E
tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.
IV. FEJEZET
AZ ADATKEZELŐ EGYES ADATKEZLÉSEI
Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések
Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők nyilvántartása
(1) Az Adatkezelő szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése,
megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként
szerződött természetes személy jelen szabályzat függelékében meghatározott
adatait.
Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés
megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez
szükséges.
A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélkiszolgálással kapcsolatos
feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó
munkavállalói, és adatfeldolgozói.
A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.
(2) Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell,
hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, ez a tájékoztatás
történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére
történő átadásáról tájékoztatni kell. A természetes személlyel kötött szerződéshez
kapcsolódó adatkezelési tájékoztató szövegét jelen melléklete tartalmazza.
Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek
elérhetőségi adatai
(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe,
telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.
(2) A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével
kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás,
(3) Az adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat
az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre)
(3) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság
ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói.
(4) A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az
érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig.
V. FEJEZET
EGYÉB ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK
V.1. Adatbiztonsági intézkedések
(1) Az Adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a
személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és
szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a
Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.
(2) Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy
jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan
nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.
(3) Az Adatkezelő a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A
munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási
kötelezettséget ír elő, amelyre jelen szabályzat melléklete szerinti munkavállalói
nyilatkozatot kell alkalmazni. A személyes adatokhoz való hozzáférést az Adatkezelő
jogosultsági szintek megadásával korlátozza.
(4) Az Adatkezelő az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel
látja el.
(5) Az Adatkezelő az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes
program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A
program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények
között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében
erre szükségük van.
(6) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az Adatkezelő és az
adatfeldolgozók további intézkedésekkel biztosítja:
a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;
b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi,
adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;
c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat
adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy
továbbíthatják;
d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat,
mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;
e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és
f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.
(7) Az Adatkezelő a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az
elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.
A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az
illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb
személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.
(8) Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai
védelmét.
V.2. Adatvédelmi incidensek kezelése
V.2.1.1 Az adatvédelmi incidens fogalma
(1) Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt
vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az
azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
V.1.2. Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása
(1) Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások
betartása az Adatkezelő vezetőjének feladata.
(2) Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési
kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.
(3) A Rendelet előírja, hogy az olyan adatkezelési incidenst, amely valószínűleg
kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, indokolatlan késedelem
nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül be
kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak. Ha a 72 órás határidő nem tartható, a
késedelem okát meg kell jelölni.
(4) Ha az incidens személyes adatot érint, döntést kell hozni az érintettekkel való
kapcsolattartás terjedelméről, időzítéséről és tartalmáról. A Rendelet előírja, hogy a
kapcsolattartásnak „indokolatlan késedelem nélkül” kell megtörténnie, ha az
incidens „magas kockázattal jár természetes személyek jogaira és szabadságaira
nézve”.
(5) Adatkezelő jelen szabályzat rendelkezéseitől az incidens egyedi körülményeinek
figyelembevételével, annak minél hatékonyabb orvoslása érdekében eltérhet.
V.2.1.3. Adatvédelmi incidens kezelésére vonatkozó eljárás
V.2.1.3.1. Az adatvédelmi incidens belső jelentése
(1) A gyakorlatban többféle adatvédelmi incidens fordulhat elő, ezek különösen:
(a) titokvédelmi incidens: ide tartoznak a személyes adatokhoz való jogosulatlan
hozzáférés és nyilvánosságra kerülés esetei;
(b) adatmódosítási incidens: ide tartoznak azok az esetek, amikor személyes adatok
jogosulatlan vagy véletlen módosítása történik.
(2) Amennyiben az Adatkezelő bármely munkavállalója vagy a társaság személyes
adataihoz hozzáférő egyéb személy bármilyen adatvédelmi incidenst, vagy annak
reális veszélyét tapasztalja, azt köteles részletesen és haladéktalanul bejelenteni az
Adatkezelő vezetőjének, és neki minden segítséget időszerűen megadni az
adatvédelmi incidens minél teljesebb körű feltárása és kezelése érdekében.
(3)A bejelentett incidenseket értékelni és dokumentálni szükséges.
Az értékelésnek ki kell térnie különösen az alábbiakra:
a) az incidens bekövetkezésének időpontja és helye,
b) az incidens leírása, körülménye, hatásai,
c) az incidens során kompromittálódott adatok köre, számossága,
d) a kompromittálódott adatokkal érintett személyek köre,
e) az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírása,
f) a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírása.
(4) Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:
a) az érintett személyes adatok körét,
b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,
c) az adatvédelmi incidens időpontját,
d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,
e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtettintézkedéseket,
f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.
(5) A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig
meg kell őrizni.
(6) Az adatvédelmi incidensek nyilvántartására vonatkozó incidens naplót jelen
szabályzat melléklete tartalmazza.
V.2.1.3.2. Külső tájékoztatási kötelezettségek
Annak megállapítását követően, hogy adatvédelmi incidens történt, a Rendelet két
fél tájékoztatását írja elő. Ezek a következők:
1. Felügyeleti hatóság
2. Érintettek
Azincidenst „atermészetes személyekjogairaésszabadságaira”gyakoroltkockázat
értékelésétől függően kell jelenteni, ezért az ilyen esetekben el kell végezni ezt a
kockázatértékelést.
V.2.1.3.3. Felügyeleti hatóság
A Rendelet alapján Adatkezelő tekintetében a felügyeleti hatóság az alábbi:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság
Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
V.2.1.3.4. Döntés arról, hogy kell-e értesíteni a felügyeleti hatóságot
A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidenst be kell jelenteni a felügyeleti
hatóságnak, „kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár
kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”.
Ennek alapján Adatkezelő köteles értékelni az adatvédelmi incidens által jelentett
kockázat szintjét és mértékét, mielőtt dönt arról, hogy tesz-e bejelentést.
A kockázatértékelés körében többek között az alábbi szempontokat érdemes
figyelembe venni:
az incidens jellege (ld. pl. a fenti kategóriákat);
az incidenssel érintett személyes adatok természete, érzékenysége és
mennyisége;
egyéb, relevánsnak tekintett tényezők (ideértve különösen, de nem
kizárólagosan az incidens hatásának értékelését).
A fenti kockázatértékelés elvégzésére, a bejelentéssel kapcsolatos döntés
végrehajtása, a megfelelő dokumentáció elkészítése, és az érintettek felé
kapcsolattartás és a részükről felmerülő további kérdések megválaszolása és ügyek
intézésére Adatkezelő vezetője felelőst nevez ki.
A kockázatértékelés módját, az indokolást és a következtetéseket dokumentálni kell,
és azt a felső vezetésnek kell az aláírásával ellátnia. A kockázatértékelés
eredményének az alábbi következtetések egyikét kell tartalmaznia:
1. Az adatvédelmi incidens nem igényelbejelentést
2. Az adatvédelmi incidenst csak a felügyeleti hatóságnak kell bejelenteni
3. Az adatvédelmi incidenst a felügyeleti hatóságnak és az érintetteknek egyaránt
be kell jelenteni
V.2.1.3.5. A felügyeleti hatósági bejelentés módja
Amennyiben a döntés alapján bejelentést kell tenni a felügyeleti hatósághoz, a
Rendelet megköveteli, hogy azt „indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges,
legkésőbb72órávalazután,hogyazadatvédelmiincidensatudomásárajutott”kell
megtenni. Ha jogszerű indok alapján a bejelentést nem teszik meg az előírt
határidőn belül, az indokot fel kell tüntetni a bejelentésben.
A bejelentést az illetékes adatvédelmi hatóság felé megfelelően, és biztonságos
módon kell megtenni.
V.2.1.3.6. Érintettek
(i) Döntés arról, hogy tájékoztatják-e az érintetteket
A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidensről tájékoztatni kell az érintettet,
„ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes
személyek jogaira és szabadságaira nézve”.
A Rendelet akkor nem követeli meg az érintettek tájékoztatását, ha az „aránytalan
erőfeszítést tenne szükségessé”. Ilyen esetekben azonban az érintetteket
nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni.
(ii) Az érintettek tájékoztatásának módja
Miután döntés született arról, hogy az incidens indokolja az érintettek tájékoztatását,
a Rendelet alapján a tájékoztatást indokolatlan késedelem nélkül kell megtenni.
Az érintetteknek adott tájékoztatásban „világosan és közérthetően ismertetni kell az
adatvédelmi incidens jellegét” és akövetkezőket:
a. az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb
kapcsolattartó nevét és elérhetőségét;
b. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következmények leírását; és
c. az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket,
beleértve adott esetben az esetleges hátrányos következmények enyhítését
célzó intézkedéseket.
V.3. Az érintett személy jogai
V.3.1.1. Előzetes tájékozódáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és
információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon
A tájékoztatásnak ki kell térnie különösen:
Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az Adatkezelő a
személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja
a következő információk mindegyikét:
a) az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte
és elérhetőségei;
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az
adatkezelés jogalapja;
d) jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az Adatkezelő
vagy harmadik fél jogos érdekei;
e) a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái;
f) adott esetben annak ténye, hogy az Adatkezelő harmadik országba
vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes
adatokat;
g) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges,
ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
h) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá
vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését
vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok
kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
i) Az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely
időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt
a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
j) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
k) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses
kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy
az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen
lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
l) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint
legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan
érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az
érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.
V.3.2. Az érintett hozzáférési joga
Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra
vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen
adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a
következő információkhoz hozzáférést kapjon:
a) az adatkezelés céljai;
b) az érintett személyes adatok kategóriái;
c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes
adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli
címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez
nem lehetséges, ezen időtartammeghatározásának szempontjai;
e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó
személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és
tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden
elérhető információ;
h) a Rendelet 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal
ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az
alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen
adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható
következményekkel jár.
Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére
történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a
továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról.
Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett
rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az
adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az
érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben
használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az
érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti
hátrányosan mások jogait és szabadságait.
V.3.3. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül
törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy
az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje,
ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat
gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9.
cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapját képező
hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése
ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a
21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen;
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban
előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
f) a személyes adatok gyűjtésére a Rendelet 8. cikk (1) bekezdésében említett,
információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan
került sor.
Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az előbbi 1. pont
értelmében azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás
költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket –
ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat
kezelő Adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes
adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve
másodpéldányának törlését.
V.3.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha
az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra
az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a
személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri
azok felhasználásának korlátozását;
c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából,
de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy
védelméhez; vagy
d) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelé s
ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra
nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett
jogos indokaival szemben.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás
kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez,
érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy
jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos
közérdekéből lehet kezelni.
Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az
adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.
V.3.5. Az adathordozhatósághoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére
bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható
formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik
Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő,
amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:
a) az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és
b) az adatkezelés automatizált módon történik.
Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra,
hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok Adatkezelők
közötti közvetlen továbbítását.
V.3.6. A tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor
tiltakozzon személyes adatainak a jogos érdek érvényesítésén alapuló kezelése
ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is.
Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább,
kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok
indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és
szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez,
érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az
érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e
célból történő kezelése ellen.
Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében
történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem
kezelhetők.
V.3.7. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a
profilalkotást
Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált
adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve
joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.
A fenti jog nem gyakorolható abban az esetben, ha a döntés:
a) az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése
érdekében szükséges;
b) meghozatalát az Adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi
lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek
védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.
V.3.8. Az ügyfél, mint érintett kérelmének ügyintézési határideje
(1) Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem
beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai
gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozottintézkedésekről.
(2) Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek
számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő
meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem
kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
(3) Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást
lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként
kéri.
(4) Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán,
késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon
belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról,
hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet
bírósági jogorvoslati jogával.
(5) Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen
ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy
tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív
költségekre:
a) díjat számíthat fel, vagy
b) megtagadhatja a kérelem alapján történőintézkedést.
A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az
Adatkezelőt terheli.
(6) Ha az Adatkezelőnek, megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó
természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett
személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.
V.4. Panasz a felügyeleti hatóságnál
Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett
jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál.
Adatkezelő felügyeleti hatósága:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság
Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
A panaszok benyújtására és elbírálásuk rendjére a Rendelet és az Info törvény
rendelkezései, továbbá a NAIH oldalán leírtak irányadóak.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
VI.7. A szabályzat megállapítása és módosítása
A szabályzat megállapítására és módosítására az Adatkezelő vezetője jogosult.
VI.8. Intézkedések a szabályzat megismertetésére
E szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni az Adatkezelő valamennyi
munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló
szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló
(foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége.
